Table of Contents

• Module 0. 개요
• Module 1. 10.1 의사소통 계획수립(Communications Planning)
• Module 2. 10.2 정보배포(Information Distribution)
• Module 3. 10.3 성과보고(Performance Reporting)
• Module 4. 10.4 이해당사자 관리(Manage Stakeholders)

Module 0. 개요

Communication Management의 정의

• 일반적으로 생각하는 정보의 전달뿐만 아니라 프로젝트 수행 도중 어떤 정보를 어떻게 생성, 취합, 분류, 보관, 배포할 것인가 등을 결정하는 광의의 개념
• communication management의 핵심은 이해당사자들의 정보 요구사항 (information needs of stakeholder)를 식별하고 그들에게 정보를 제공하는 프로세스
• Project communications management 그림

Module 1. 10.1 의사소통 계획수립(Communications Planning)

의사소통 계획수립(Communications Planning)의 정의

• The Communications planning process determines the informationa and communications needs of the stakeholders; for example, who needs what information, when they will need it, how it will be given to them, and by whom.
• 프로젝트가 성공적으로 종료할 수 있도로 다양하고 때로는 상충되는 이해당사자들의 정보 요구 사항을 파악하여, 필요한 정보를 필요한 시점에 필요한 형태로 제공

Inputs

• Enterprise environment factors
• Organizational process assets
• Project scope statement
• Project management plan
  • Constraints
  • Assumptions

Tools & Techniques

• Communications requirements analysis
• Communications technology

Outputs

• Communications management plan

의사소통 관리계획을 수립할 때 고려해야 하는 사항

• 어떤 정보를 언제 수집할 것인가?
• 누가 이 정보를 받을 것인가?
• 수집된 정보를 어떻게 취합하고 저장할 것인가?
• 누가 정보를 취합하고 분석할 것인가?
• 보고 체계는 어떻게 정의할 것인가?
• 정보의 배포 시점(정기적 배포는 배포주기)은 어떻게 할 것인가?

의사소통 기본 모델 (basic model)

• 발신자 : sender, speaker
• 메시지 : message
• 수신자 : receiver, listener
• Encode(암호화) : 생각이나 아이디어를 다른 사람들이 이해하기 위한 언어로 변환하는 것
• Message(메시지) : encoding의 결과
• Medium(매체) : message를 전달하는 방법(매체)
• Noise(소음) : message에 대한 해석과 이해를 방해하는 것
• Decode(암호해독) : message를 의미있는 생각이나 아이디어로 변환하는것

의사소통 채널 수

• nC2 = N(N-1)/2

Module 2. 10.2 정보배포(Information Distribution)

정보배포(Information Distribution)의 정의

• 프로젝트 정보배포는 의사소통 계획서에서 사전에 계획한 정보의 배포 작업뿐 아니라 프로젝트 진행도중 발생하는 계획 외 정보를 배포하는 작업도 포함.

Inputs

• Communications management plan

Tools & Techniques

• Communications skills
• Information gathering and retrival systems
• Information distribution methods
• Lessons learned process

Outputs

• Organizational process assets(updates)
• Requested changes

의사소통 방법과 적용상황

• 공식문서(formal written) : 복잡한 문제해결, ㅍ로젝트 계획, 프로젝트 차터, 주요 계약 관련등
• 공식 구두(formal verbal) : 프리젠테이션, 발표등
• 비공식문서(informal written) : 메모, 전자우편 등
• 비공식구두(informal verbal) : 회의, 일상적인 대화 등

효과적인 의사소통을 위한 유의사항

1. 프로젝트 관리자의 유의사항
   • 프로젝트 관리자는 업무의 약 90퍼센트 이상을 타인과의 의사소통에 소비하며 그 중 약 50퍼센트를 팀원과의 의사소통에 소비한다.
   • 팀원 사이의 비공식적 의사소통의 중요성을 인지하라
   • 인간관계의 중요성을 인지하라
   • 단순히 지시만 내리는 것이 아니라 쌍방향 의사소통을 하라
2. 의사소통 촉진자(communication facilitator)의 활성화
   • 효과적인 의사소통은 공식 채널로만은 부족하다. 특히 매트릭스 조직에서는 정보의 흐림이 이중으로(기능부서장과 프로젝트관리자) 발생하므로 이 역할은 더 중요하다.
3. 의사소통 장애자(communication blocker)의 제거
4. 동일 장소에서 근무(co-location)
5. 프로젝트 상황실(war room)
   • 프로젝트 전용 공간을 만들어 각종 회의나 진척 현황 부착, 각종 기록의 보관 장소등으로 활용
6. 효과적인 미팅
   • 미팅은 매우 중요한 의사소통
   • 프로젝트 관리자는 모든 미팅이 적절하게 수행되고 모든 팀원의 관심을 끌 수 있도록 노력하여여 함.

• 효과적인 미팅을 위한 고려사항
  • 미팅의 절차를 사전에 결정해라
  • 정말로 필요한 때에만 미팅을 소집하라(의사결정 혹은 토론의 용도로)
  • 미팅의 목적을 명확하게 해라
  • 회의 주제를 사전에 준비해라(관리자가 사전에 회의목적을 정리하게 됨)
  • 회의주제에 따라 진행해라
  • 팀원의 참여를 적극 권장해라
  • 모든 미팅을 팀 빌딩의 일환으로 생각하라
  • 회의 결과를 정리하고 참석자에게 배포하라

Module 3. 10.3 성과보고(Performance Reporting)

성과보고(Performance Reporting)의 정의

• 10.2 정보배포는 프로젝트의 다양한 정보(ad hoc information)를 공식, 비공식적으로 전달하는 것이며, 10.3 성과보고는 사전에 정해진 성과정보(일정, 원가, 품질, 위험등)를 공식적으로 보고

Inputs

• Work performance information
• Performance measurements
• Forecasted completion
• Quality control measurements
• Project management plan
  • Performance measurement baseline
• Approved change requests
• Deliverables

Tools & Techniques

• Information presentation tools
• Performance information gathering and compiliation
• Status review meetings
• Time reporting systems
• Cost reporting systems

Outputs

• Performance reports
• Forecasts
• Requested changes
• Recommended corrective actions
• Organizational process assets(updates)

information vs performance

• information은 공식, 비공식적인 것을 모두 포함함. 이러한 관점에서는 performance도 information의 한 유형.

distribution vs reporting

• distribution은 비정기적으로 비공식적인 정보를 제공한다는 의미로, reporting은 정기적으로 공식적인 정보를 보고

성과보고의 유형과 작성시 유의사항

• PMBOK에서는 프로젝트의 주요한 성과방법을 기성고 기법(earned value technique)으로 정의하고 있음.
• 성과보고의 유형
  • status report : 프로젝트의 현재 상태에 대한 정보
  • progress report : 프로젝트의 과거부터 현재까지의 성과추이 정보
  • forecasting report : 미래의 프로젝트의 상황과 성과에 대한 예측 보고서
  • variance report : 계획 대비 실적에 대한 차이 보고서

Module 4. 10.4 이해당사자 관리(Manage Stakeholders)

이해당사자 관리(Manage Stakeholders)의 정의

• 이해당사자 관리를 9.4 프로젝트 팀원 관리와 별도로 구분한 이유는 그만큼 이해당사자 관리가 중요하기 때문임.
• 프로젝트 팀원도 이해당사자에 포함되나 여기서 이해당사자는 프로젝트 외부로 보는 경향이 강함.
• 이해당사자는 프로젝트에 영향을 받는 사람이기 때문에 프로젝트에 긍정적인 영향을 줄 수도 있고 부정적인 영향을 줄 수 있음.
• 요즘 프로젝트의 이해당사자가 다양화되고 있음. (시민단체, 지역주민....)

Inputs

• Communications management plan
• Organizational process assets

Tools & Techniques

• Communications methods
• Issue logs

Outputs

• Resolved issues
• Approved change requests
• Approved corrective actions
• Organizational process assets(updates)
• Project management plan(updates)